Ja, was soll so richtig gut gemacht werden? In diesem Jahr ist es der Umgang und die Umsetzung der Digitalisierung. Überall wird alles digitalisiert. Der Arbeitsstelle mit seinen vielfältigen Prozessen ist bei dieser Überlegung in der Priorität ganz weit oben eingeordnet. Ebenso die privat zu erledigenden Vorgängen sollen immer mehr digitalisiert werden.
Die Herausforderung der Digitalisierung liegt nicht in der Umsetzung der Inhalte. Schnell ist mit der Textverarbeitung ein Dokument erstellt. Der Klick im Browser auf die Lesezeichen Verwaltung ist fix durchgeführt, um die interessante Seite irgendwann wieder aufrufen zu können. Zu jedem digitalisierten Vorgang entstehen eine Menge an Metadaten. Diese Metadaten beschreiben die Daten, die eben digitalisiert worden sind in der Textverarbeitung, Browser oder anderer Software. Die Herausforderung ist es, mittels dieser Metadaten die Inhalte wieder auf zu finden.
Selbstverständlich bietet das Betriebssystem vielfältige Möglichkeiten der Suche an. Diese Suche ist aber meist völlig losgelöst von der Art der eigenen Überlegung der Ablage auf den Systemen. Also, die Universalsuche benötigt ein Universalgenie zur Bedienung der Suchfunktion.
Warum ist das so schwierig? Ein Beispiel anhand eines Dateinamens: file_20200102.txt, file_02012020.txt, 2020_01_02_file.txt. Hier erkennt sich der Eine oder Andere sicherlich wieder, wie Dateien benannt werden. Im Moment sind die Dateinamen aussagekräftig genug. Monate oder Jahre später wünscht man sich mehr Information über die Datei.
Die Suche nach dem Begriff “unbekannt” fördert etliche Ausgaben als Suchergebnis auf die Anzeige. In diesen Dateien sind meist mehr oder weniger wichtige Information beschrieben. Sucht man diese Informationen, können sie nur mit erheblichem Aufwand gefunden werden. Einige Unix-Betriebssysteme bieten mittlerweile die Möglichkeit unkompliziert Zugriff als Anwender auf die Metadaten zu erhalten und Rücken diese Möglichkeit somit mehr in den Fokus der Anwendungen (Tags, Kommentare). Leider sind Metadaten zu Dateien bei der Übertragung volatil und nach der Übertragung nicht mehr im Ursprungszustand vorhanden.
Ein anderes, beispielhaftes Problem der Digitalisierung an der Arbeit, ist der Umgang mit E-Mail-Verteilern. Die Geschäftsführung sendet über den E-Mail-Verteiler an alle Mitarbeiter die wichtige Information “Betreff: Mitarbeiter verstorben” und der Gewerkschaftsvertreter antwortet an alle Mitarbeiter über diese E-Mail mit geändertem Betreff “Firmen Kegelausflug” und geändertem Text. Lässt man sich nun über das E-Mail-Programm den Gesprächsverlauf anzeigen – dies geschieht durch Nutzung der Metadaten – bekommt man einen zweifelhaften Eindruck über die Professionalität der Arbeitenden.
Der Umgang mit Arbeitsmitteln, die digital sind, stellt eine große Herausforderung an die Mitarbeiter dar. Ebenso auf den privaten Geräten muss der Anwender sich eine valide Vorgehensweise vornehmen, um der Datenflut Herr zu werden. Der Fokus liegt darauf das alle Daten wichtig sind und erhaltenswert. Es sollte nicht der Fehler begangen werden dies mit wichtiger und unwichtiger Information zu verwechseln. Die Beurteilung der Wichtigkeit ist leider nur abhängig vom aktuellen Nutzer.
Eine mögliche Lösung ist der Ansatz: “Eine Aufgabe, ein Tool!”. Das könnte bedeuten, dass die Mitarbeiter eben nicht ihre privaten E-Mail-Clients benutzen, sondern nur den des Arbeitgebers in der Cloud. So lassen sich Prozesse durchgängig gestalten und verwalten. In Privathaushalten ist die Lösung erheblich komplizierter und es kann nur die Empfehlung gegeben werden, so wenig wie möglich Programme zu nutzen.
Die Integrität der Daten ist durch die häufig verwendeten Messenger nicht mehr gewährleistet. Versendet man ein Bild über einen bekannten Messenger, verändert er den Dateinamen sowie die Größe des Bildes. Was ändert er sonst noch? Hier ist ein riesiges Gefährdungspotential vorhanden.